قواعد همکاری بینِ سازمانی

صورت جلسه

قرارها باید مکتوب باشند. صورت‌های جلسه‌های تشکیل شده، باید از قاعده‌های سخن‌پردازی پیروی کنند. سندهای غیر مکتوب قابل استناد نیستند.

بدیهی است که برای پیش‌برد اهداف سازمان‌ها جلسه‌هایی به صورت تلفنی، حضوری و یا با رسانه‌های دیگر انجام شود. جلسه‌ها زمانی رسمیت دارند که دارای صورت جلسه‌ی تایید شده توسط اعضای حاضر باشند.

صورت جلسه دارای بخش‌های زیر است:

• هدف جلسه که باید از قاعده‌های هدف‌گزاری پیروی کند.
• افراد حاضر در جلسه.
• تصمیم‌ها و مسول انجام هر تصمیم.

در صورت تغییر در وضعیت کار و یا لزوم تغییر شیوه‌ی کار، تصمیم‌های جدید باید در طی جلسه ای دیگر دوباره مطرح و مستند شود.

نمایندگی سازمان

سازمان‌ها باید نمودار ساختار سازمانی خود را در اختیار یکدیگر قرار دهند. همچنین باید سندهای مربوط به ثبت رسمی سازمان در روزنامه‌های رسمی که بیان‌گر حق امضا و دایره‌ی اختیارهای افراد است را ارائه کنند.

افرادی که به نمایندگی از سازمان‌ها معرفی می‌شوند باید دارای معرفی‌نامه‌ای باشند که به وضوح دایره‌ی اختیارات ایشان را مشخص کرده باشد.

قرارداد

قرارداد خود نوعی صورت جلسه است که از چهارچوب مرسوم پیروی کرده و از قوانین بالادستی کشور تبعیت می‌کند.